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档案术语解释
2015-07-15 15:47   审核人:

一、什么是预立卷

文件材料预立卷是学校档案管理的基础工作之一,是部门立卷制度的一个重要环节。预立卷即是在文件材料归档前将文件材料按类目分卷存放的一个程序。

二、预立卷工作的几个常用名词

1.平时预立卷工作——兼职档案员依照已经编好的预立卷类目,将已经处理完毕的文件,随时按类目上的有关条款归入卷内。

2.预立卷类目——也叫归卷类目。它是立卷部门进行平时归卷的依据,建立规范的预立卷类目是立卷部门做好平时归卷的关键。立卷部门要根据部门工作职责和当年工作任务编制预立卷类目,既要反映部门基本和常规工作,又要突出部门年度重点工作。(可依据综合档案室发放的部门归档范围已经规定的类目)

3.预立卷类目结构——主要由类别和保管期限组成。所谓类别,就是文件材料的类属名称。档案的保管期限分为永久保存和定期保存两个档次,永久是指在正常情况下无限地保存下去,定期分为30年和10年。

三、预立卷工作的方法

1.准备工作

兼职档案员应在当年初或上一年末,根据类目下所属的保管期限的归档范围,为每一保管期限的文件组准备一个卷夹。卷夹封面和卷夹的卷脊上注明类目和保存期限。然后将卷夹顺序排列,以备随时归卷和查找文件。

2.文件的集中

兼职档案员应积极主动地经常催促承办人清退办理完毕的文件。对外发文应在文件发出时,同时将底稿和一至二份文本存档。收文可以结合催办工作,及时清退归卷。同时对部门内部使用的文件、会议文件、有关人员外出带回的文件等,及时进行登记和收集,避免归档文件不全。对承办人清退和借还文件,要建立简便易行的手续。

3.归卷工作

文件归卷之前,应注意检查页数、附件等是否齐全完整,文书处理程序是否完成(有无漏阅、漏签),处理的来龙去脉是否注明,遇有不清之处应及时询问承办人,然后将文件按所属类目和保管期限“对号入座”,归入卷夹。经过借阅归还的文件,亦随时销帐归卷。对于不须立卷归档的文件材料,可以另备卷夹单独存放。

4.预立卷类目结构的修改与调整

兼职档案员可以在平时归卷过程中,根据文件的实际情况,随时修改或增补有关条款。增补的条款可以放在每类之后,按顺序使用空号,也可以酌情插补在有关条款的后面,作为该条款的一个分号。每年年终或次年年初,可以对类目进行一次全面的调整与修改,并报综合档案室备案,以备下一年度使用。

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