第一章  总则

第一条 为进一步推进我校档案工作规范化、标准化、信息化建设，有效地保护和充分发挥我校档案的作用，根据《中华人民共和国档案法》《中华人民共和国档案法实施办法》，中华人民共和国教育部、国家档案局第27号令《高等学校档案管理办法》的文件精神，结合学校实际，制定本办法。

第二条  本办法所称的档案，是指学校从事招生、教学、科研、管理、文化交流、服务社会和其他活动中直接形成的，对学生、学校和社会有保存价值的各种文字、图表、声像等不同形式、载体的历史纪录。

第三条  档案是学校的宝贵财富，是重要的基础性工作，是反映和衡量我校整体水平的一个重要标志。学校档案材料是校领导正确决策、研究工作、处理重大问题的依据，搞好文件材料收集是确保学校档案管理工作的前提和基础，也是开展学校教学管理工作的有力保证。档案工作纳入学校整体发展规划和年度计划，纳入学校管理制度和相关各级各类人员的职责范围，纳入各部门年底绩效，考核时应做到四同步（布置、检查、总结、验收其它工作时，同时布置、检查、总结、验收档案工作)。

第二章  档案工作机构及其职责

第四条  学校档案工作由校长领导，其主要职责是：

（一）贯彻执行国家关于档案管理的法律法规和方针政策；

（二）将档案工作纳入整体发展规划，促进档案信息化建设与学校其他工作同步发展；

（三）建立健全与办学规模相适应的档案机构，落实人员编制、档案库房、发展档案事业所需设备以及经费；

（四）研究决定学校档案工作中的重要奖惩和其他重大问题。

分管档案工作的副校长协助校长负责档案工作。

第五条  学校设立档案工作委员会，负责指导、检查、鉴定档案工作。学校档案工作委员会的组成和主要职责：

（一）学校档案工作委员会设主任、副主任和委员。校长为主任，分管校领导为副主任，委员由各部门主要负责人担任，聘请市档案局专家任名誉委员；

（二）档案工作委员会职责：指导全校档案工作，建立、健全档案工作的检查、考核与评估制度；归档部门与学校档案管理部门在档案归档前对档案价值、归档年限意见不一致时，定期由档案工作委员会负责甄别和判定其保存价值，确定档案保管期限；对已满保管期限的档案进行复审性鉴定，有保存价值的，重新划定保管期限继续保存；失去保存价值的，予以剔除并组织实施销毁工作。

第六条  学校档案管理部门是学校档案工作的行政职能管理部门，又是保存和提供利用学校档案的专门机构。

其主要职责：

（一）贯彻执行国家有关档案工作的法律法规和方针政策，综合规划学校档案工作；

（二）拟订学校档案工作规章制度，并负责贯彻落实；

（三）负责接收(征集)、整理、鉴定、统计、保管学校的各类档案及有关资料；

（四）编制检索工具，编研、出版档案史料，开发档案信息资源；

（五）组织实施档案信息化建设和电子文件归档工作；

（六）开展档案的开放和利用工作；

（七）开展学校档案工作人员的业务培训；

（八）利用档案开展多种形式的宣传教育活动，充分发挥档案的文化教育功能；

（九）开展国内外档案学术研究和交流活动。

第七条  学校各部门均有履行《档案法》，做好本部门档案工作的责任和义务。

（一）各部门主要负责人是本部门档案工作的第一责任人，将档案工作纳入部门工作职责，贯彻执行学校档案管理的规章制度，确定一名兼职档案员专门负责本部门整体档案工作，接受学校档案管理部门对本部门档案工作的督促、检查和业务指导，做到人员落实、岗位落实、工作落实，以保证本部门档案工作的具体实施；

（二）各部门兼职档案员按照档案归档范围和要求，负责本部门各种资料的收集、整理、立卷、归档、统计工作，保证归档的文件材料系统完整、准确，将需要归档的文件材料整理组卷装订，做到组卷合乎要求、编目清楚、标题准确、装订整齐，并按规定时向学校档案管理部门移交，积极参加业务学习，遵守保密制度，确保文件材料的安全；

（三）各部门工作人员都有配合兼职档案员做好档案工作的责任，结合岗位工作做好档案材料整理。

第三章  档案收集归档工作

第八条  对于个人在从事教学、科研、党政管理、对外交流等职务活动中形成的各种载体的文件材料，应按照规定向学校档案管理部门移交，集中管理，不得以任何借口拖延或据为己有。

第九条  学校实行部门立卷制度，其下属机构或临时工作项目办公室的材料积累、立卷，均按立卷部门统一归档。学校学校档案管理部门按立卷部门接收档案。

第十条  各类文件材料的归档范围和保管期限，参照学校档案实体分类方案执行。

第十一条  学校立卷归档分工按部门职能分工负责相应门类材料的立卷归档。立卷归档涉及多个部门的由文件的主办部门归档。

第十二条  各部门立卷归档的文件材料，应符合下列要求：

（一）各部门负责档案工作的人员应当按照归档要求，组织本部门的教学、科研和管理等人员及时整理档案和立卷。立卷人应当按照纸质文件材料和电子文件材料的自然形成规律，对文件材料系统整理组卷，编制页号或者件号，制作卷内归档目录、备考表，注明保管期限，报部门主要负责人审核签字后，统一移交至学校档案管理部门；

（二）归档的文件材料应格式一致、书写工整、字迹图像清晰，符合规范的要求。禁用复写纸，禁用圆珠笔、铅笔、红色笔书写。归档的文件材料原则上要求必须是原件；

（三）案卷标题简明确切，符合作者（时间、地区、通讯作者）、问题和名称三要素的要求，卷内归档目录、备考表符合规范要求；

（四）纸质档案材料和电子材料应同步归档。立卷的同时还应进行网上档案信息著录及电子文件的归档，其内容、格式应与纸质档案相同。

第十三条  归档时间及手续：

（一）党政部门和能按自然年度归档的文件材料应于次年6月底前归档；

（二）教学部门和能按教学年度归档的部门应在次年寒假前归档；

（三）科研、基建项目和专题性、成套性档案应于项目完成通过鉴定验收后二个月内归档；

（四）仪器设备在开箱验收后一个月以内归档；

（五）财会档案于次年六月底前将部门保存满两年的档案归档；

（六）接收档案必须履行相关手续，制作案卷移交目录，一式两份，交接双方必须签名盖章。

第十四条  鼓励个人向学校档案管理部门捐赠有价值的档案。

第四章  档案的管理

第十五条  学校档案由学校档案管理部门分类保存。

第十六条  学校档案管理部门对室藏档案进行分类、编号、上架，编制检索工具，建立档案借阅和审批制度，做好档案的利用效果登记。

第十七条  学校档案管理部门应及时研究、改进档案保护技术，及时修补、修复残破档案。建立和健全库房管理制度，落实防盗、防火、防潮、防尘、防虫、防鼠、防高温、防强光等措施，控制库房温湿度，确保档案安全。

第十八条  档案保管期限分为永久、长期、短期。定期对档案的收集、整理、保管利用和室内各种数据情况进行统计和检查。

第十九条  建立健全档案库房管理制度。

（一）档案库房管理坚持“以防为主，防治结合”的方针，档案库房应具有防火、防盗、防光、防尘、防有害生物、防高温、防潮湿、防污染等安全防护措施，及时消除安全隐患，认真做好库房温湿度记录，确保档案的安全保管；

（二）对库房内档案柜应统一编号，排列有序，便于档案的上架、入柜和提供利用；

（三）严格执行档案进出库登记制度，建立健全登记手续，每日下班前要进行安全检查；

（四）定期对库藏档案进行检查，清点档案数量，确保档案的完整与安全。

第五章  档案的利用和开放

第二十条  按照规定向全校开放档案，积极发挥档案的信息功能，提高档案利用率。

（一）凡利用学校馆藏档案，均应按照规定办理查阅利用手续，方可进行查阅、摘录、复印。定期催还借出档案，发现损坏或丢失，应写出书面报告，根据不同情况，报学校严肃处理；

（二）对于涉及国家安全、国家秘密或学校重大问题的档 案，须经校领导及学校保密工作部门批准后，方可分期分批开放；

（三）未经学校授权批准，任何部门和个人无权公布档案内容。

第二十一条  学校所藏档案属于下列情况之一者不予开放：

（一）涉及国家秘密的；

（二）涉及专利或者技术秘密的；

（三）涉及个人隐私的；

（四）档案形成单位规定限制利用的。

第二十二条  查阅、摘录、复制的档案，须经档案形成部门或个人同意，其中涉密档案须经报请校领导审查批准。如有特殊需要，应当经档案机构负责人批准。

第二十三条  提供利用重要、珍贵的档案，一般不提供原件。

第二十四条 寄存在学校档案管理部门的档案，归寄存者所有。

 

第六章  档案的鉴定销毁

第二十五条  学校档案工作委员会，定期开展档案鉴定销毁工作。

（一）根据学校档案归档范围和保管期限表及国家有关规定，对保管期限已满并已失去保存价值的档案进行鉴定、销毁。档案工作委员对被鉴定的各种载体的档案材料，要逐卷逐件地进行审查，准确地判定，对拟销毁的档案做出鉴定；

（二）鉴定完毕后写出鉴定报告，提出处理意见，鉴定小组成员须在鉴定报告上签字，经有关业务部门负责人签字，报校长审批后，方可销毁；

（三）经批准应销毁的档案要逐件填写销毁清单，登记造册。档案鉴定小组指定两个以上监销人员，监销人员要根据档案销毁清册，认真核对档案材料。待确认无误后在指定地点销毁，不得出售或作其他使用；

（四）销毁清册上注明“已销毁”字样及销毁日期，销毁后造册人、销毁人、监销人要在销毁清册上签字；

（五）鉴定报告与档案销毁后的目录清单及档案销毁清册一并由学校档案管理部门永久保存。

第七章  考核与奖惩

第二十六条  学校对各部门每年的档案工作的时效性、规范性等方面进行考核，计入部门年底绩效考核成绩。

第二十七条  有下列事迹之一的部门和个人，予以表彰与奖励：

（一）对档案的收集、整理、利用做出显著成绩的；

（二）对档案的保护和现代化管理做出显著成绩的；

（三）对档案学及档案史料研究做出重要贡献的；

（四）对捐赠重要或珍贵档案的；

（五）同违反档案法律法规的行为作斗争，表现突出的。

第二十八条  有下列行为之一的，责令限期改正，或者报请学校有关部门处理；情节严重，构成犯罪的，由司法机关依法追究刑事责任：

（一）损毁、丢失档案的；

（二）违反保密规定，擅自提供、抄录、公布、销毁档案的；

（三）涂改、伪造档案的；

（四）擅自出卖、赠送、交换档案的；

（五）不按规定归档，拒绝归档或者将档案据为己有的。

第八章  附则

第二十九条 不在归档范围内的部门专项档案，请参照此管理办法自行管理归档。

第三十条 本办法由学校档案管理部门负责解释。

第三十一条 本办法自公布之日起执行。

 

 

 

 

 

      2017年12月6日