第一章总则
第一条为进一步加强学校档案制度建设，全面提升档案信息化水平，规范学校电子档案的收集、归档及管理工作，维护电子档案的真实性、完整性和有效性，确保电子文档信息安全和可用性，充分发挥电子文档的凭据参考作用，根据《中华人民共和国档案法》、《中华人民共和国档案法实施办法》及国家档案局令第6号《电子公文归档管理暂行办法》、国标GB/T18894-2016《电子文件归档与管理规范》等有关法规，结合学校实际，制定本办法。
第二条本办法所称电子档案，是指学校从事招生、教学、科研、管理、文化交流、服务社会和其他活动中直接形成的，通过计算机等电子设备形成、办理、传输和存储的信息记录，经鉴定具有保存和利用价值的图像文件、图形文件、影像文件、声音文件和数据库文件等归档电子资料。
第三条电子档案管理应当遵循信息化条件下电子文件形成和利用的规律，坚持下列基本原则：
（一）统一管理。对电子档案管理工作实行统筹规划、统一管理，对具有保存价值的电子档案实行集中管理。
（二）全程管理。对电子档案形成、鉴定、归档、保管、利用、销毁等实行全过程管理，确保电子档案始终处于受控状态。
（三）规范标准。制定统一标准和规范，对电子档案实行规范化管理。
（四）便于利用。发挥电子档案查询高效、便捷的优势，对有价值的电子档案提供分层次、分类别共享应用。
（五）安全保密。按照国家有关法律法规和规范标准的要求，采取有效技术手段和管理措施，确保电子档案信息安全。
第二章管理体制和职责
第四条根据《中华人民共和国档案法》相关规定，各部门要明确电子档案归档管理的分管领导，协调解决实际问题。档案管理部门建立相应工作制度和工作网络，做好电子资料归档管理工作。
第五条各部门从电子档案产生时就要确保电子档案的真实性、安全性和完整性。
第六条在电子档案的管理过程中应明确职责，责任到人。电子档案的整理、移交工作，由电子档案形成部门负责；电子档案归档管理的监督指导、分类保管和开发利用等工作，由档案管理部门负责。
第七条电子档案应与其他门类和载体的档案实行集中统一管理。各部门配备与业务部门相互兼容的计算机及软、硬件系统，保证电子档案的有效识读。档案管理员应忠于职守，具备计算机专业知识，熟悉掌握使用计算机系统和档案管理系统的操作技能，做好本部门电子档案提供利用服务。
第三章电子档案的收集和保存
第八条电子档案类型分为：图像文件、图形文件、影像文件、声音文件和数据库文件等，归档内容应包括电子文件及其元数据。
（一）图像文件：指用扫描仪、数码相机等外部设备获得的静态图像文件，一般保存格式为.jpg，利用格式为.pdf，学校归档的扫描型电子文件一般以PDF为通用格式，以确保电子文件的真实性和不可改动，具体要求见DA/T31-2017《纸质文件数字化工作规范》。
（二）图形文件：指采用计算机辅助设计或绘图工具获得的静态图形文件，归档时应注意其设备依赖性、易修改性等问题，不要遗漏相关软件及各种数据信息。对用计算机辅助设计或绘图等设备获得的图形电子文件，收集时应注明其软硬件环境和相关数据。
（三）影像文件：指用数码摄像机、视频采集卡等视频设备获得的动态图像文件。对用视频或多媒体设备获得的文件以及用超媒体链接技术制作的文件，应同时收集其非通用格式的压缩算法和相关软件。要归档的视频和多媒体电子文件以MPEG、AVI为通用格式。
声音文件：指用音频设备获得并经计算机处理的文件，归档时应注意收集其属性标识和相关软件。音频电子文件以WAV、MP3为通用格式，录音录像数字化文件要求见DA/T63-2017《录音录像档案数字化工作规范》。
（五）数据库文件：指用计算机软硬件系统进行信息处理等过程中形成的各种管理数据、参数等。数据库文件以DBF、XLS文件为通用格式。
对用专用软件产生的电子文件原则上应转换成通用型电子文件，如不能转换，收集时则用连同专用软件一并收集归档。
第九条电子档案的保存
电子档案在形成和保存过程中，应符合下列要求：
（一）能够有效表现所载内容并可供调取查用；
（二）能够保证电子档案及其元数据自形成起完整无缺、来源可靠，未被非法更改；
（三）在信息交换、存储和显示过程中发生的形式变化不影响电子档案内容真实、完整。
关于电子档案保存库房管理的规定，详见《天津中德应用技术大学档案管理办法》第十九条。
第十条电子档案应当采用符合学校标准的存储格式，确保能够长期有效读取。
第十一条电子档案形成单位应当对电子档案形成的过程稿及其相关信息的留存和安全保密。
第十二条各部门在从事主要职能活动中形成的电子资料，凡有查考利用价值的均应定期制作文件备份，并要及时拷贝到移动硬盘或刻录到光盘上脱机保存。向档案管理部门移交电子档案后，仍要在本部门至少保留一年后方可删除或销毁。
第四章电子档案的归档和鉴定
第十三条电子档案归档范围
各部门电子档案归档范围参照学校制定的档案实体分类方案执行，并对具有保存价值的电子档案进行及时归档，由学校档案管理部门负责管理。各部门形成的有重要参考利用价值的数据库文件和相关软件、多媒体课件、数字化的影像文件、声音文件等，均应收集积累归档。
第十四条电子档案归档应当符合下列要求：
（一）电子档案归档时，应当进行真实、完整、可用方面的鉴定、检测，并由相关责任人确认；
（二）电子档案应当以学校规定的标准存储格式进行归档，属于学校秘密的电子档案应当使用专用保密存储介质存储，并按保密规定办理归档手续；
（三）具有永久保存价值或者其他重要价值的电子档案，视其实际情况全部或部分转换为纸质或其他可永久保存形式的介质，连同电子档案同时归档。属于归档范围可转化为纸质材料的档案必须做到纸质归档，重要档案应双套制归档。
第十五条属于学校档案管理部门接收范围的电子档案，应当按照纸质档案移交规定时限随纸质档案一并向档案管理部门进行移交。
第五章电子档案的移交
第十六条各部门档案员对归档电子档案要进行真实性、完整性、有效性检验，发现问题及时采取补救措施，确保电子档案移交工作顺利开展。
第十七条电子档案的移交
（一）党政部门和能按自然年度归档的电子档案应于次年6月底前与纸质文件材料一并移交；
（二）教学部门和能按教学年度归档的电子档案应在次年寒假前与纸质文件材料一并移交；
（三）科研、基建项目和专题性、成套性电子档案应于项目完成通过鉴定验收后二个月内与纸质文件材料一并移交；
（四）其他门类电子档案应与纸质文件材料一并移交。
第六章电子档案的保管统计利用
第十八条按照国家信息安全等级保护标准建立安全防护体系，依托学校信息化安全设施设备，推进数字档案馆（室）标准化建设。
第十九条根据学校纸质档案鉴定销毁相关规定，建立档案馆（室）检查机制，做好日常电子档案接收、鉴定、到期销毁等工作，充分发挥电子档案方便快捷高效提供利用的作用。
第二十条学校各部门查阅本部门历年电子档案可自行在档案管理系统进行查询利用，如需查阅非本部门电子档案，需按照学校档案借阅相关规定进行办理。
第二十一条学校档案管理部门按年度对电子档案的接收、保管、利用和鉴定销毁情况进行统计。
第七章附则
第二十二条本办法由学校档案管理部门负责解释。
第二十三条本办法自公布之日起执行。
