为确保学校馆藏档案信息安全,使之更好地为学校中心工作服务,更好地为师生校友服务,现依据《中华人民共和国档案法》《档案法实施办法》《高等学校档案管理办法》及《天津中德应用技术大学档案管理办法(修订)》,制定本制度。
第一条 学校各部门查阅本部门归档的档案,经办人可在OA办公系统内填写《天津中德应用技术大学档案查(借)阅申请表》,待审批手续完结后即可查阅、摘抄、复制所需档案材料。
第二条 校外单位查阅档案,应持所在单位介绍信、工作证、身份证,说明查阅目的,现场填写《天津中德应用技术大学档案查阅工作记录表》(纸质版),经档案馆负责人批准后即可查阅、摘抄、复制所需档案材料。
第三条 校友本人或委托他人查阅个人学籍档案,应持本人身份证、毕业证(受委托人应持委托人的身份证复印件、毕业证复印件及委托书),并填写《天津中德应用技术大学档案查阅工作记录表》,经档案馆负责人批准后即可查阅、摘抄、复制所需档案材料。
第四条 馆藏档案原件原则上不外借,档案利用人员一律在档案馆阅览,如必须借出时,须经档案馆负责人批准,借出期限一般不超过一周,并及时归还。
第五条 借阅者应对档案的保密、安全、完整负责,严禁涂改、划圈、删改、抽页、剪裁、拆卷等行为。归还借出档案,应仔细检查,发现损坏或丢失,根据不同情况,写出书面报告,报学校严肃处理;构成犯罪的,依法追究刑事责任。
第六条 涉及专利或成果转让的档案,按专利法和成果转让的有关规定办理。对于涉及国家安全、国家秘密或学校重大问题的档案,须经校领导及学校保密工作部门批准后,方可分期分批开放。
第七条 档案馆是学校出具档案证明的唯一机构。档案馆工作人员提供证明材料,应以引述或节录档案原文为主要方法,并仔细校对、审查、加盖公章,确保证明材料的准确性和真实性。
第八条 未经学校授权批准,任何部门和个人无权公布档案内容。
第九条 档案查(借)阅归还时,由利用者和档案馆工作人员共同清点检查,进行归还登记,并视利用情况填写利用效果反馈。
第十条 利用档案实行无偿服务原则。凡校内各部门利用本部门形成、移交的档案和本人捐赠的档案,提供无偿服务。
第十一条 凡职工调动、离职、退休应向档案馆归还借阅的档案后,方能离开工作岗位。
第十二条 本制度由天津中德应用技术大学档案馆负责解释。
第十三条 本制度自发布之日起执行。
2023年3月30日