参照中华人民共和国档案行业标准《归档文件整理规则》（DA/T22—2015）制定本规则。

一、预立卷（材料的积累与形成）

（一）预立卷

1.各学院、部、处、室、馆、中心均为立卷部门。

2.各立卷部门根据本部门历年文件材料形成规律，参照归档范围，预先编制文件材料预立卷类目。（类目名称见《天津中德应用技术大学档案分类、归档范围和保管期限表“三合一”制度》）。

3.各立卷部门的文书处理人员或兼职档案员，平时随时将办理完毕的文件，根据案卷类目名称，分类存放。

（二）立卷分工

1.中共中央、国务院、省、地、市党委、人民政府，国家教委以及国务院有关部、委下达的文、电、材料，综合性的，由党委办公室（校长办公室）立卷归档，专业性的或具体业务性的，由各承办部门立卷归档。

2.以党委、学校名义的发文，由党委办公室（校长办公室）立卷归档；以部门名义的发文，由各部门立卷归档。

3.党委和学校召开的代表大会、全委会、常委会、扩大会、办公会所形成的材料，由党委办公室（校长办公室）立卷归档；职能部门以党委和学校的名义召开的全校性专门会议、干部会议所形成的材料，由主办单位立卷归档。

4.校内各部门向党委、学校的请示报告正文及相应的批复、批转的原件，由党委办公室（校长办公室）立卷归档。

5.两个以上部门共同办理的文件，由主办单位立卷归档，非主办单位只保存复制本。

6.各临时机构、撤消机构形成的材料，应于机构撤消前做好整理工作，移交学校档案馆保存。

7.各部门在各项工作和活动中形成的重要文件、奖章、奖牌、题词、光盘等档案资料进行认真的整理与鉴定，及时将具有保存价值的文件材料以及其他载体形式的档案材料移交档案馆。

8.已实现“电子文档一体化”的电子文件由档案管理系统自动接收、整理、立卷。

二、整理组卷（立卷）

1.在平时积累归卷基础上，按照归档范围，对照收发文登记，调整检查每组文件是否齐全、完整，剔除无需归档的文件材料。

2.将文件按“年度—类别—保管期限”的方式进行立卷分类。

（1）分年度：将文件按其形成或针对的年度分开。

如：一般文件归入文件形成年度。

跨年度的请示与批复，归入批复年度。

跨年度的规划、计划，归入文件内容针对的第一个年度。

跨年度的总结、报告，归入文件内容针对的最后一个年度。

跨年度的会议文件，归入会议开幕的年度。

法规性文件，归入公布和批准年度。

按学年处理的文件，归入专门年度。

科研、基建、设备项目分别归入鉴定、竣工、引进年度。

（2）分类别：按照《天津中德应用技术大学档案分类、归档范围和保管期限表“三合一”制度》规定归类。

（3）分期限：按照《天津中德应用技术大学档案分类、归档范围和保管期限表“三合一”制度》规定的不同保管期限分开。

先排永久文件，后排定期文件。

（4）卷内文件材料按时间顺序或重要程度排列。

如：批复在前，请示、报告在后。

正件在前，附件在后。

正本在前，定稿在后。

结论性材料在前，依据性材料在后。

其他文件材料按时间顺序排列。对破损的文件材料及与本卷文件材料不可分割的照片、小字条等要进行加边修补和裱糊，对较大的图表，要按手风琴式的样子折叠。

3.草拟案卷标题

各立卷部门的兼职档案员在完成上述步骤后，需通知档案馆有关人员检查质量，包括文件的齐全完整程度、卷内文件的排列顺序、案卷标题拟写是否确切等。符合要求后再进行以下步骤操作，以免不必要的返工。

4.编写页号。

（1）卷内目录、备考表均不编页号。

（2）卷内文件无论单面或双面只要有书写文字，均应编写页号，用黑色水笔在文件正面右下角或背面左下角的空白位置逐页编制页码，起始号为“1”，空白页不用编号。

（3）在每件文件材料的右上角加盖归档章。

（4）不同类别、不同保管期限的卷内文件页号应分别从“1”开始顺序排号；相同类别、相同保管期限，有一卷以上的文件应从第一卷开始顺序排号。

5.填写卷内目录。

卷内目录：位于卷内文件之前，需从档案管理系统打印。

序号：以卷内文件排列先后顺序填写，附件不编序号。

文号：文件制发机关的发文字号。

责任者：形成文件部门或对文件负有责任的署名者。

题名：即文件标题，一般照实抄录。没有标题或标题不能说明文件内容的文件可自拟标题、外加“[ ]”号。

日期：文件的形成时间，如 20230531。没有责任者、年、月、日的文件材料，要考证清楚，及时补上。

页次：卷内每份文件起始之页的编号。

6.填写卷内备考表。

卷内备考表位于卷内文件之后，需从档案管理系统打印。

本卷情况说明：填写卷内文件缺损、补充、移出、销毁等情况，卷内文件材料的件数、页数、立卷时间均由档案系统自动导出。

立卷人：部门兼职档案员签名。

检查人：立卷部门的主要负责人对本部门形成的档案进行检查并签名。

7.装订。

以简化整理，深化检索，便于操作，提高工作效率为原则，

采用不锈钢订书针在单件文件左上角装订，如果文件页数较多则采用三孔一线法线装，并按保存期限装盒处理。

8.填写案卷封面（移交时由档案馆打印）。

归档单位：立卷部门全称。

案卷标题：应简明确切，体式一致。一般包括卷内文件主要责任者、内容、名称（文种）

起止日期：卷内文件形成的最早至最晚日期。

保管期限：依据保管期限表，确定案卷的保管期限（永久、

30 年、10 年）。

三、归档验收

1.归档验收：移交纸质档案时，交接双方当面检查。档案馆根据有关标准进行验收。凡不符合要求者，档案馆不予接收，并限期改正。

2.移交手续：移交档案时，填写移交目录，一式二份，各执一份备查。

3.归档时间：党政部门和能按自然年度归档的文件材料应于次年 6 月底前归档;教学部门和能按教学年度归档的部门应在次年寒假前归档;科研、基建项目和专题性、成套性档案应于项目完成通过鉴定验收后二个月内归档;仪器设备在开箱验收后一个月以内归档:财会档案于次年六月底前将部门保存满三年的档案归档。