为贯彻落实《“十四五”全国档案事业发展规划》档案资源建设相关要求，进一步科学制定档案分类方案、确定文件材料归档范围、准确划分档案保管期限，增强档案资源质量管控，根据《机关文件材料归档范围和文书档案保管期限规定》《高等学校档案管理办法》等相关规定，结合学校实际，制定本制度。

    第一条 本办法所称的档案，是指学校从事招生、教学、科研、管理、文化交流、服务社会和其他活动中直接形成的，具有保存价值的不同门类和载体的历史纪录。

    第二条 学校档案分类

一级档案门类（代码）包括：文书（WS）、科技（KJ）、会计(KU）、人事（RS）、专业(ZY)、照片（ZP）、录音（LY）、录像（LX）、实物(SW)等。二级门类包括：科技档案下设科研（KJ·KY)、基建(KJ·JJ)、设备（KJ·SB），会计档案下设凭证（KU·PZ）、账簿（KU·ZB）、报告（KU·BG）、资料（KU·ZL）；专业档案下设教学（ZY·JX）、出版物(ZY·CB)等，结合工作实际可设置三级门类。

    第三条 档号编制

    （一）档号构成元素

    1.全宗号：采用4位数字标识。学校档案馆共有3个全宗 ：0001天津中德工业技术培训中心档案全宗；0002天津企业管理培训中心档案全宗；0003天津中德应用技术大学（含天津中德职业技术学院）档案全宗。

    2.类别号：

    a）档案门类独立使用或与二级门类代码组合使用：采用2位大写汉语拼音首字母组合一级、二级门类号。

    b）项目号：采用项目、课题、设备仪器等的代号或型号标识项目号。

    c）年度：年度为文件形成年度，以4位阿拉伯数字标注公元纪年。

    3.保管期限代码：档案保管期限分为永久、长期30年、短期10年，分别以代码“Y”、“D30”、“D10”标识。

    4.机构(问题）代码：采用大写汉语拼音字母、阿拉伯数字标识机构/问题。

    5.案卷号：案卷号由三位阿拉伯数字组成，如“001”。

    6.件号：件号是单件归档文件在分类方案最低一级类目内的排列顺序号，用4位阿拉伯数字标识，不足4位的，前面用“0”补足，如“0026”。

    （二）档号结构

    档号按照分类方法分段组成，上、下位代码之间用连接号“-”（短横线）连接。类别号中的各元素均为同级代码，之间用间隔号“·”相隔。

    1.文书档案按照年度、机构（问题）、保管期限等分类项进行分类。

    档号结构为：全宗号-档案门类代码·年度－保管期限代码-问题分类代码-案卷号（盒号）-件号。

    例：0003-WS·2023-Y-11党务综合-001-0002

   说明：0003为天津中德应用技术大学（含天津中德职业技术学院）档案全宗号，WS为档案门类代码（文书），2023为年度，Y为保管期限代码，11为党务综合代码，0002为件号。

    2.科技档案按照年度（或课题、项目、型号）、保管期限等分类项进行分类。

    档号结构为：全宗号-档案门类代码·年度（或课题、项目、型号）－保管期限代码-案卷号-件号

    例： 0003-KJ·KY·2023-D30-001-0002

   说明：0003为天津中德应用技术大学（含天津中德职业技术学院）档案全宗号，KJ为一级档案门类代码（科技），KY为二级门类号（科研），2023为年度，D30为保管期限代码，001为案卷号，0002为件号。

    3.专业档案按照年度、档案门类代码、保管期限等分类项进行分类。

    档号结构为：全宗号-档案门类代码·年度－保管期限代码-案卷号-件号。

    例：0003-ZY·JX·2023-D30-001-0003

   说明：0003为天津中德应用技术大学（含天津中德职业技术学院）档案全宗号，ZY为档案门类代码（专业），JX为二级门类号（教学），2023为年度，D10为保管期限代码，001为案卷号，0003为件号。

    4.照片、录音、录像、实物等档案按照年度、问题分类、保管期限等分类项进行分类。

    例：0003-ZP·2023-Y-002(行政类）-0001

   说明：0003为天津中德应用技术大学（含天津中德职业技术学院）档案全宗号，ZP为档案门类代码（照片），2023为年度，002为行政类代码，0001为件号。

    5.会计、人事档案的分类方法和档号结构参照有关规定执行。

    第四条 文件材料归档范围

    1.反映学校主要职能活动和基本历史面貌的，对管理、教学、科研、服务和历史研究具有利用价值的文件材料；

    2.学校工作活动中形成的在维护国家、集体和公民权益等方面具有凭证价值的文件材料;

    3.学校需要贯彻执行的上级机关、同级机关的文件材料，下级机关报送的重要文件材料；

    4.其他对学校工作具有查考价值的文件材料。

    第五条 文件材料不归档范围：

    1.上级机关的文件材料中，普发性不需学校办理的文件材料，任免、奖惩非学校工作人员的文件材料，供工作参考的抄件等；

    2.学校文件材料中的重份文件，无查考利用价值的事务性、临时性文件，一般性文件的历次修改稿、各次校对稿，无特殊保存价值的信封，不需办理的一般性来信、电话记录，学校内部互相抄送的文件材料，有关工作参考的文件材料；

    3.同级机关的文件材料中，不需贯彻执行的文件材料，不需办理的抄送文件材料；

    4.下级机关的文件材料中，供参阅的简报、情况反映，抄报或越级抄报的文件材料；

    5.其他不需要归档的文件材料。

    第六条 凡属归档范围的文件材料，学校实行集中统一管理，立档单位应定期向档案馆移交，任何个人不得据为己有或拒绝归档。

    第七条 档案保管期限定为永久、定期两种。定期分为30年、10年。

    第八条 永久保管的文书档案主要包括：

    1.学校制定的发展规划、战略决策、重大改革、年度计划和总结，内部管理制度、规定、办法等文件材料；

    2.学校召开重要会议、举办重大活动等形成的主要文件材料；

    3.学校职能活动中形成的重要业务文件材料；

    4学校关于重要问题的请示与上级机关的批复、批示，重要的报告、总结、综合统计报表等；

    5.学校机构演变、人事任免等文件材料；

    6.学校房屋买卖、土地征用，重要的合同协议、资产登记等凭证性文件材料；

    7.上级、同级机关及二级单位关于重要业务问题的来函、请示与学校的复函、批复等文件材料；

    8.二级单位在职能活动中形成的重要业务材料和体现本单位特色的文件材料；

    9.上级机关制发的针对学校的重要文件材料。

    第九条 定期保管的文书档案主要包括：

    1.学校召开会议、举办活动等形成的一般性文件材料；

    2.学校人事管理工作形成的一般性文件材料；

    3.学校一般性事务管理文件材料；

    4.学校关于一般性问题的请示与上级机关的批复、批示，一般性工作报告、总结、统计报表等；

    5.上级制发的属于学校业务范围或需学校贯彻执行的一般性文件材料；

    6.同级机关关于一般性业务问题的来函、请示与学校的复函、批复等文件材料；

    7.一般性的合同、协议等凭证性材料。

    第十条 形成的人事、基建、会计及其他专门文件材料的归档范围和档案保管期限，按国家有关规定执行。

    第十一条 应归档电子文件的元数据、背景信息等进行相应归档。机关应归档纸质文件材料中，有文件发文稿纸、文件处理单的，应与文件正本、定稿一并归档。

    第十二条本制度自发文之日起开始施行，2013年制定的《天津中德职业技术学院档案实体分类方案（试行）》同时废止。

 

附件：天津中德应用技术大学档案分类、归档范围、保管期限（三合一)表