为确保学校馆藏档案信息安全，使之更好地为学校中心工作服务，更好地为师生校友服务，现依据《中华人民共和国档案法》《档案法实施办法》《高等学校档案管理办法》及《天津中德应用技术大学档案管理办法（修订）》，制定本制度。

第一条 学校各部门查阅本部门归档的档案，经办人可在OA办公系统内填写《天津中德应用技术大学档案查（借）阅申请表》，待审批手续完结后即可查阅、摘抄、复制所需档案材料。

第二条 校外单位查阅档案，应持所在单位介绍信、工作证、身份证，说明查阅目的，现场填写《天津中德应用技术大学档案查阅工作记录表》（纸质版），经档案馆负责人批准后即可查阅、摘抄、复制所需档案材料。

第三条 校友本人或委托他人查阅个人学籍档案，应持本人身份证、毕业证（受委托人应持委托人的身份证复印件、毕业证复印件及委托书），并填写《天津中德应用技术大学档案查阅工作记录表》，经档案馆负责人批准后即可查阅、摘抄、复制所需档案材料。

第四条 馆藏档案原件原则上不外借，档案利用人员一律在档案馆阅览，如必须借出时，须经档案馆负责人批准，借出期限一般不超过一周，并及时归还。

第五条 借阅者应对档案的保密、安全、完整负责，严禁涂改、划圈、删改、抽页、剪裁、拆卷等行为。归还借出档案，应仔细检查，发现损坏或丢失，根据不同情况，写出书面报告，报学校严肃处理；构成犯罪的，依法追究刑事责任。

第六条 涉及专利或成果转让的档案，按专利法和成果转让的有关规定办理。对于涉及国家安全、国家秘密或学校重大问题的档案，须经校领导及学校保密工作部门批准后，方可分期分批开放。

第七条 档案馆是学校出具档案证明的唯一机构。档案馆工作人员提供证明材料，应以引述或节录档案原文为主要方法，并仔细校对、审查、加盖公章，确保证明材料的准确性和真实性。

第八条 未经学校授权批准，任何部门和个人无权公布档案内容。

第九条 档案查（借）阅归还时，由利用者和档案馆工作人员共同清点检查，进行归还登记，并视利用情况填写利用效果反馈。

第十条 利用档案实行无偿服务原则。凡校内各部门利用本部门形成、移交的档案和本人捐赠的档案，提供无偿服务。

第十一条 凡职工调动、离职、退休应向档案馆归还借阅的档案后，方能离开工作岗位。

第十二条 本制度由天津中德应用技术大学档案馆负责解释。

第十三条 本制度自发布之日起执行。

    

                                                                   2023年3月30日